Subsidies verlenen klinkt eenvoudig. Toch vertelt de praktijk een ander verhaal. Achter elke verleningsbeschikking gaat een wereld schuil van wettelijke verplichtingen. Denk aan het bijhouden van een subsidieregister, het voldoen aan de Wet open overheid (Woo), en het rekening houden met staatssteunregels en mededinging. Ook werken volgens de Algemene wet bestuursrecht (Awb) en de eigen Algemene Subsidieverordening (ASV) blijft belangrijk. En niet te vergeten: de digitale dienstverlening op orde hebben en klaarstaan voor controles door de rekenkamer en de accountant. Voor grote gemeenten is dat beheersbaar. Voor kleine gemeenten is het vaak een spagaat tussen kwaliteit en kosten.
Een subsidiemanagementsysteem lost deze uitdagingen grotendeels op. Verleningsbrieven worden automatisch gepubliceerd zoals de Woo vereist. Het subsidieregister op de website blijft zichzelf updaten. Processen, rollen, formats en een audittrail zorgen dat accountants en rekenkamers goed gefaciliteerd worden. En als dagelijkse bonus: subsidieaanvragen afhandelen gaat sneller, transparanter en met meer controle dan via zaaksystemen of Excelbestanden.
Grote en middelgrote gemeenten werken al jaren met zulke systemen. Voor kleine gemeenten gold lange tijd: de oplossing bestaat, maar is niet voor ons weggelegd. Dat kwam mede door aanschafkosten, licentiekosten, hosting, inrichting en helpdesk. Voor een gemeente die relatief weinig subsidies verstrekt, loopt de rekening snel op tot een bedrag dat simpelweg niet in verhouding staat tot het volume.
Daar brengen Haute Equipe en Stachanov verandering in. Haute Equipe is een subsidiebureau met een team van subsidiespecialisten dat actief is in de volle breedte van het subsidiespeelveld. Stachanov is een automatiseringsbedrijf gespecialiseerd in workflowsystemen voor overheden. Samen sloegen zij de handen ineen en ontwikkelden ze Subventia: een subsidiemanagementsysteem dat qua functionaliteit volledig gelijkwaardig is aan bestaande pakketten, maar tegen een fractie van de kosten.
Alle voordelen van Subventia op een rijtje:
Geen licentiekosten dankzij het gebruik van open source componenten.
Door een doordachte eenmalige inrichting blijven de beheerkosten minimaal. Subventia is bovendien eenvoudig opgezet, waardoor gemeenten veel zelf kunnen aanpassen zonder dure specialisten.
Europese software, gehost in Nederland. Dit is relevant voor gemeenten die bewust kiezen voor digitale soevereiniteit.
Hosting en onderhoud vinden plaats onder professionele normen: ISO 9001, ISO 27001 en ISAE 3402.
Het resultaat: kleine gemeenten kunnen nu ook de stap zetten naar moderne, compliant en efficiënte subsidieverlening, zonder dat het de begroting of de capaciteit overvraagt.
Neem contact op met onze specialisten:
Rombout Speelman (Haute Equipe): 06-10261091
André Koch (Stachanov): 06-51185564
